W dobie cyfryzacji przedsiębiorcy stają przed decyzją, jaki system obiegu dokumentów wybrać. Choć tradycyjny papierowy obieg dokumentów wciąż jest stosowany w niektórych firmach, coraz więcej organizacji decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów. Obydwa rozwiązania mają swoje plusy i minusy, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji. Wybór zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, potrzeba automatyzacji czy chęć oszczędności czasu i kosztów.

W tym artykule:

Zalety i wady papierowego obiegu dokumentów

Papierowy obieg dokumentów ma swoje zalety, takie jak łatwość w przechowywaniu dokumentów oraz możliwość posiadania fizycznych kopii jako dowodów. Jednak generuje ogromne ilości papieru, który trzeba przechowywać, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dokumenty papierowe łatwo mogą zostać zgubione lub uszkodzone, a ich przetwarzanie jest czasochłonne.

Zalety i wady elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów oferuje szybkość, oszczędność i lepszą organizację. Dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej, co umożliwia szybki dostęp i łatwe zarządzanie. Eliminuje to konieczność przechowywania papierowych kopii, co oszczędza miejsce i zmniejsza koszty. Z drugiej strony, wdrożenie takiego systemu wymaga inwestycji w odpowiedni system obiegu dokumentów, a także zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa.

System obiegu dokumentów w firmie

Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów w firmie, zarówno papierowego, jak i elektronicznego, powinno obejmować wszystkie etapy: od tworzenia dokumentów po ich archiwizowanie. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest bardziej efektywny, umożliwia lepsze zarządzanie dokumentami oraz ich szybkie przesyłanie pomiędzy działami. Istotnym elementem jest wybór systemu, który będzie odpowiedni do specyfiki firmy. Warto zainwestować w system umożliwiający integrację z innymi programami w firmie.

Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim, procesy stają się szybsze i bardziej zorganizowane. Dzięki elektronicznemu archiwizowaniu, dokumenty są bezpieczne, a dostęp do nich jest łatwy i szybki. Co więcej, systemy umożliwiają automatyzację wielu procesów, np. przypomnienia o konieczności akceptacji dokumentów, co przyspiesza cały proces. Taki obieg dokumentów pozwala także na lepszą kontrolę nad dokumentami oraz ich monitorowanie, co zapewnia większą przejrzystość. Dodatkowo, ze względu na ograniczenie tworzenia papierowych dokumentów, dbamy w tym przypadku o ekologię.

W roku 2026 zostanie wprowadzony krajowy system e-faktur, który wymusi na przedsiębiorcach elektroniczny obieg części dokumentów firmowych (faktur krajowych), co również wpłynie pozytywnie na szybkość dostarczania dokumentów, jak i na kwestię ekologiczną.

Podsumowanie

Wybór międzypapierowym a elektronicznym obiegiem dokumentów zależy od indywidualnych potrzeb firmy. Jeśli firma stawia na nowoczesność i efektywność, warto rozważyć przejście na elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty. System obiegu dokumentów w wersji elektronicznej sprzyja lepszej organizacji pracy, integracji z innymi narzędziami w firmie i zapewnia bezpieczne przechowywanie danych. Jeśli masz pytania dotyczące wdrożenia tego rozwiązania, warto skontaktować się z profesjonalistami, np. biurem rachunkowym Poznań, które pomoże w doborze odpowiednich narzędzi.

Profesjonalna księgowość jest kluczowym elementem sprawnego zarządzania finansami każdej firmy tak jak w przypadku obiegu dokumentów. W razie potrzeby skorzystaj z usług doradcy podatkowego, który pomoże Ci zoptymalizować zobowiązania podatkowe i uniknąć ryzyka błędów w rozliczeniach.