Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. W poprzednim artykule przedstawiliśmy 6 kluczowych kryteriów wyboru programu do KSeF. Teraz przechodzimy od teorii do praktyki – przeanalizowaliśmy 7 najpopularniejszych rozwiązań dostępnych na polskim rynku, aby ułatwić Ci podjęcie ostatecznej decyzji.

Z tego artykułu dowiesz się:

Jak zbieraliśmy dane?

Informacje zawarte w tym artykule pochodzą z oficjalnych stron producentów, opublikowanej dokumentacji oraz dostępnych wersji testowych wybranych programów. Nie wszystkie narzędzia oferują możliwość przetestowania przed zakupem, dlatego w niektórych przypadkach opieraliśmy się na specyfikacjach udostępnionych przez producentów.

Każde z tych narzędzi ma swoją specyfikę. Porównaliśmy je pod kątem funkcjonalności, integracji z systemami księgowymi oraz możliwości automatyzacji procesów. Dzięki temu dowiesz się, które rozwiązanie najlepiej pasuje do specyfiki Twojego biznesu i współpracy z biurem rachunkowym.

Dlaczego porównanie programów do KSeF jest teraz kluczowe?

Obowiązkowy KSeF dla wielu rusza już 1 lutego 2026 roku. To oznacza, że przedsiębiorcy mają już tylko kilka miesięcy na wybór i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. Decyzja podjęta w pośpiechu może prowadzić do problemów z integracją, niepotrzebnych kosztów lub konieczności zmiany systemu po kilku miesiącach użytkowania.

Dobrze dobrane oprogramowanie do KSeF powinno nie tylko spełniać formalne wymogi, ale przede wszystkim usprawniać codzienną pracę – zarówno w Twojej firmie, jak i w biurze rachunkowym, które obsługuje Twoją księgowość.

Metodologia porównania – na co zwracaliśmy uwagę?

Podczas analizy programów do KSeF skupiliśmy się na aspektach, które rzeczywiście wpływają na efektywność pracy:

  • Integracja z systemami księgowymi – czy program łączy się automatycznie z najpopularniejszymi systemami (Comarch ERP Optima, Sage Symfonia, Insert GT/Nexo, Enova) i jak przebiega wymiana danych.
  • Funkcje OCR – jak skutecznie oprogramowanie rozpoznaje dane z faktur (szczególnie zagranicznych dokumentów w formacie PDF).
  • Zarządzanie uprawnieniami – czy możliwy jest elastyczny podział ról między właściciela firmy, księgowego i innych pracowników.
  • Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – czy program umożliwia pełną automatyzację procesów akceptacji i archiwizacji faktur.
  • Obsługa wielu walut – kluczowe dla firm współpracujących z kontrahentami zagranicznymi.
  • Aplikacja mobilna – możliwość zarządzania fakturami z poziomu telefonu w każdej sytuacji.

Ważna informacja! Dane w poniższej tabeli zostały zebrane na podstawie oficjalnych specyfikacji producentów, dokumentacji technicznej oraz – tam gdzie było to możliwe – praktycznego przetestowania oprogramowania. Przed podjęciem ostatecznej decyzji zalecamy kontakt bezpośrednio z producentem w celu potwierdzenia aktualności informacji.

Porównanie 7 programów do KSeF – szczegółowa tabela

Poniższa tabela przedstawia szczegółowe porównanie wszystkich analizowanych rozwiązań. Uwzględnia zarówno programy komercyjne, jak i darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów (MF).

Aktualność danych! Zestawienie przygotowano w październiku 2025 r.

Jeśli reprezentujesz producenta jednego z programów i chcesz zaktualizować informacje, zapraszamy do kontaktu: kontakt@mjn-jozwicki.pl

Funkcja / Moduł

Fakturownia

Saldeo Faktury

Symfonia e-biuro + KSeF Plus

Firmotron Fa365

Comarch Butterfly

Aplikacja Podatnika MF

e-mikrofirma MF

Moduł sprzedaży

✔

✔

✔

✔

✔

✔ – zakres podstawowy

✔ – zakres podstawowy

Wsparcie wielu walut przy sprzedaży

✔

✔

✔

✔

✔

✔

❌

Integracja z Comarch ERP Optima

📁 Eksport
/Import

🔌 API

📁 Eksport
/Import

📁 Eksport
/Import

🔄Natywna

❌

❌

Integracja z Sage Symfonia FK

📁 Eksport
/Import

📁 Eksport
/Import

🔄 Natywna

📁 Eksport
/Import

⚠️ Brak danych

❌

❌

Integracja z Insert GT

📁 Eksport
/Import

📁 Eksport
/Import

⚠️ Brak danych

📁 Eksport
/Import

⚠️ Brak danych

❌

❌

Integracja z Insert Nexo

📁 Eksport
/Import

📁 Eksport
/Import

⚠️ Brak danych

📁 Eksport
/Import

⚠️ Brak danych

❌

❌

Integracja z Enova

📁 Eksport
/Import

📁 Eksport
/Import

⚠️ Brak danych

⚠️ Brak danych

⚠️ Brak danych

❌

❌

Pobieranie danych z KSeF

✔ Auto

✔ Auto

✔ Auto

✔ Auto

✔ Auto

✔ Ręczne

✔ Ręczne

Podział uprawnień

✔

✔

✔

✔

✔

✔ Podstawowy

❌

Rozczytywanie faktur (OCR)

✔

✔

✔

✔

✔

❌

❌

Aplikacja mobilna

✔

✔

✔

✔

✔

✔

❌

Elektroniczny Obieg Dokumentów

✔

✔ mini obieg KSeF

⚠️ Brak danych

✔

✔

❌

❌

Model rozliczeń

Darmowy (do 3 fakt./mc)

Darmowy (do 5 fakt./mc)

Subskrypcja
od 23 zł/mc

Subskrypcja
od 11,95 zł/mc

Darmowy (do 10 fakt./mc)

DARMOWY

DARMOWY

Przetestuj program

Testuj

Testuj
Kod rabatowy: SMART515

Testuj

Testuj

Testuj

Testuj

Testuj

Legenda:

✔ TAK – funkcja w pełni dostępna

❌ NIE – funkcja niedostępna

⚠️ – brak potwierdzonych danych

🔄 Auto/Natywna – automatyczna integracja wbudowana w program

🔌 API – wymaga konfiguracji, automatyczna wymiana danych

📁 Eksport/Import – ręczne przenoszenie plików między systemami

Co wynika z porównania?

Jak widać, większość popularnych narzędzi oferuje zbliżony zestaw podstawowych funkcjonalności. Różnice tkwią w szczegółach – np. integracjach z określonymi systemami (Symfonia, Comarch) czy dostępności zaawansowanego obiegu dokumentów. Warto także sprawdzić inne możliwości każdego programu, takie jak dodatkowe moduły lub unikalne funkcje, które mogą okazać się istotne dla specyfiki Twojego biznesu.

Jak podjąć ostateczną decyzję?

Tabela daje ogólny obraz, ale diabeł tkwi w szczegółach. Zanim wybierzesz, wykonaj trzy ostatnie kroki:

  1. Określ swoje priorytety: wróć do listy kryteriów. Czy najważniejsza jest dla Ciebie niska cena, integracja z istniejącym systemem ERP, a może zaawansowany obieg dokumentów?
  2. Poproś o demo lub okres testowy: wybierz 2-3 finalistów i przetestuj ich w praktyce. Sprawdź, czy interfejs jest intuicyjny i czy program faktycznie ułatwia pracę.
  3. Skonsultuj się z biurem rachunkowym: Twoja księgowość również będzie pracować z tymi danymi. Upewnij się, że wybrane narzędzie jest kompatybilne z oprogramowaniem, z którego korzysta Twoje biuro.

Najczęstsze pytania przy wyborze programu do KSeF

Czy muszę mieć osobny program do KSeF?

Nie zawsze. Jeśli Twój obecny system księgowy/fakturowy oferuje moduł KSeF – prawdopodobnie najlepiej zostać przy tym rozwiązaniu. Osobny program do KSeF jest potrzebny, gdy:

  • obecny system nie obsługuje KSeF,
  • potrzebujesz funkcji, których nie ma w obecnym systemie (np. OCR, EOD).

Co z integracją – API czy eksport?

API (🔌): automatyczna wymiana danych – raz skonfigurujesz i system działa automatycznie. Polecane dla firm z dużą liczbą faktur.

Eksport/Import (📁): ręczne przenoszenie plików między systemami.

Natywna integracja (🔄): najwygodniejsza – programy działają jako jedna całość (np. Comarch Butterfly + Comarch ERP Optima).

Czy potrzebuję funkcji OCR?

OCR jest przydatny, gdy:

  • otrzymujesz faktury kosztowe w formacie PDF lub JPG (są niedostępne w KSeF),
  • chcesz zaoszczędzić czas na ręcznym przepisywaniu danych,
  • współpracujesz z zagranicznymi kontrahentami (faktury od nich nie będą dostępne w ramach KSeF).

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD)?

EOD to automatyzacja procesu akceptacji faktur:

  • faktura trafia do systemu,
  • automatycznie przekazywana jest do odpowiednich osób,
  • każdy poziom zatwierdza (lub odrzuca) dokument,
  • po akceptacji faktura trafia do płatności oraz księgowości.

Czy mogę zmienić program po wdrożeniu?

Tak, ale wiąże się to z:

  • ponowną konfiguracją integracji,
  • przeniesieniem danych historycznych,
  • czasem na naukę nowego interfejsu.

Dlatego warto poświęcić więcej czasu na wybór odpowiedniego rozwiązania już teraz, aby uniknąć podwójnej pracy.

Podsumowanie – który program do KSeF wybrać w 2026?

Nie ma jednego „najlepszego” programu do KSeF – wybór zależy od specyfiki Twojego biznesu.

Pamiętaj: najlepszy program to taki, który nie tylko spełnia wymogi KSeF, ale przede wszystkim usprawnia Twoją codzienną pracę i współpracę z biurem rachunkowym.

Czas na działanie. Do wprowadzenia obowiązkowego KSeF pozostało już niewiele czasu. Zalecamy przetestowanie wybranego programu jeszcze przed końcem 2025 roku, aby w spokoju przejść przez okres wdrożenia i mieć pewność, że 1 lutego 2026 będziesz w pełni przygotowany.

Przygotuj się do zmian z Jóźwicki & Partners

KSeF już niedługo. Jesteś gotów? W Jóźwicki & Partners aktywnie wspieramy przedsiębiorców w skutecznym przygotowaniu do Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli chcesz bezpiecznie i efektywnie wdrożyć KSeF w swojej firmie – skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o najlepszych rozwiązaniach dla Twojego biznesu.