Mniej papierkowej roboty, szybsze płatności i koniec z zagubionymi fakturami. Brzmi dobrze? To właśnie obietnica, która kryje się za Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), który już w 2026 roku stanie się obowiązkiem dla każdej firmy w Polsce.

Choć słowo „obowiązek” rzadko budzi entuzjazm, KSeF to przede wszystkim ogromna szansa na cyfryzację i uporządkowanie firmowych finansów. Prawdziwym wyzwaniem nie jest sam system, ale wybór programu, który będzie prosty w obsłudze i idealnie dopasowany do potrzeb Twojego biznesu.

Z tego poradnika dowiesz się, jak zamienić obowiązek w korzyść. Krok po kroku wyjaśnimy, na co zwrócić uwagę, by wybrać narzędzie, które naprawdę ułatwi Ci pracę.

Dlaczego wybór programu do KSeF jest tak ważny?

Wdrożenie KSeF jako nowego obowiązku wymaga decyzji: jaki program do obsługi KSeF wybrać i na co zwrócić uwagę? Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań – od prostych narzędzi dla małych firm po rozbudowane systemy z integracją księgową czy CRM. Już teraz warto określić kryteria, według których ocenisz dostępne opcje oprogramowania.

Kluczowe kryteria wyboru programu do KSeF

1. Integracja z KSeF i pobieranie danych

Podstawą jest pewna i stabilna komunikacja z KSeF. Wybrany program do KSeF powinien automatycznie pobierać faktury z systemu i zapewniać ich archiwizację. Warto sprawdzić, czy oprogramowanie radzi sobie z dużą liczbą dokumentów oraz jak wygląda proces autoryzacji dostępu do KSeF.

2. Koszty i model rozliczeń

Poszczególne programy do obsługi KSeF różnią się nie tylko ceną, ale także sposobem naliczania opłat. Niektóre rozwiązania działają w modelu abonamentu miesięcznego, inne pobierają opłaty za użytkownika lub za każdą wystawioną fakturę. Analizując oferty, zwróć uwagę, aby koszty korzystania z programu były przewidywalne i dopasowane do skali Twojej działalności.

3. Czas reakcji i jakość wsparcia technicznego

Przy wdrażaniu systemu KSeF w firmie mogą pojawić się pytania lub problemy. W takich sytuacjach kluczowe jest to, jak szybko i skutecznie reaguje dział wsparcia technicznego dostawcy oprogramowania. Sprawdzaj nie tylko deklaracje producenta oprogramowania, ale także opinie innych użytkowników i własne doświadczenia zdobyte podczas testowych kontaktów z supportem.

4. Bezpieczeństwo i podział uprawnień

Dobry program do obsługi KSeF powinien umożliwiać elastyczne zarządzanie dostępami użytkowników – np. księgowy ma inne uprawnienia niż właściciel, a jeszcze inne osoba odpowiedzialna wyłącznie za wystawianie faktur. Taki podział ról minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa bezpieczeństwo danych w firmie.

5. Rozpoznawanie faktur zagranicznych (OCR)

Jeśli Twoja firma pracuje z kontrahentami z zagranicy, ważna będzie obsługa faktur w różnych formatach (PDF, skany, obrazy). Wbudowane w program funkcje OCR pozwalają automatycznie odczytywać dane z takich dokumentów, co znacząco przyspiesza proces księgowy.

6. Możliwość integracji z innymi systemami

Program do KSeF powinien automatycznie wymieniać dane z innymi kluczowymi systemami w Twojej firmie, takimi jak program księgowy, magazynowy czy CRM. Dobra integracja (najczęściej przez API) sprawia, że nie musisz inwestować w dodatkowe, kosztowne rozwiązania do wczytywania danych i znacząco oszczędzasz czas. Sprawdzenie dostępnych połączeń przed zakupem to klucz do stworzenia w pełni zautomatyzowanego obiegu faktur bez ukrytych kosztów.

Jak wybrać program do KSeF – krok po kroku

Wybór odpowiedniego oprogramowania do obsługi KSeF wymaga metodycznego podejścia. Oto proces, który ułatwi podjęcie decyzji:

  1. Przeanalizuj obieg faktur w swojej firmie – sprawdź, jak obecnie wystawiasz i odbierasz faktury, kto bierze udział w tych czynnościach i jakie są najczęstsze problemy. Zrozumienie obecnego procesu pomoże określić potrzeby wobec nowego systemu.

  2. Określ niezbędne integracje – ustal, z jakimi systemami wybrane rozwiązanie do obsługi KSeF musi współpracować (np. z programem księgowym, systemem CRM czy bankowością online). Im lepsza integracja z obecnymi narzędziami, tym płynniejsze będzie wdrożenie.

  3. Stwórz listę funkcjonalności – wypisz wszystkie funkcje, jakich oczekujesz od programu. Podziel je na dwie grupy:

    • must have – absolutnie niezbędne funkcje, bez których program się nie obejdzie,
    • nice to have – dodatkowe usprawnienia, które ułatwią lub uprzyjemnią pracę, ale nie są krytyczne.

  4. Zweryfikuj obecne narzędzia – sprawdź, czy system, z którego już korzystasz (np. dotychczasowy program do fakturowania), spełnia Twoje wymagania w kontekście KSeF. Oceń, czy potrzebna będzie jego aktualizacja lub całkowita zmiana na nowy system.

  5. Porównaj dostępne rozwiązania – przyjrzyj się różnym programom do KSeF dostępnym na rynku i oceń je według wcześniej zdefiniowanych kryteriów. (W kolejnym artykule przedstawimy porównanie kilku popularnych programów, co ułatwi Ci wybór najlepszego rozwiązania).

  6. Zaplanuj wdrożenie z wyprzedzeniem – opracuj harmonogram działań, zorganizuj szkolenia dla pracowników i omów szczegóły z biurem rachunkowym. Dobre zaplanowanie pozwoli zapewnić płynne wdrożenie KSeF w Twojej firmie, bez przestojów i niepotrzebnego stresu.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego programu do KSeF to strategiczna decyzja. Uzbrojony/a w wiedzę o 6 kluczowych kryteriach, które prezentuje nasz KSEF Poradnik, możesz teraz świadomie ocenić dostępne na rynku opcje. Pamiętaj, że to inwestycja, która zapewni płynne przejście na e-fakturowanie i z czasem zwróci się w postaci lepszej organizacji i mniejszych kosztów.

Aby ułatwić Ci podjęcie ostatecznej decyzji, w naszym kolejnym artykule porównaliśmy kilka najpopularniejszych programów do obsługi KSeF. Sprawdź, które rozwiązanie najlepiej pasuje do Twojego biznesu!

Przygotuj się do zmian z Jóźwicki & Partners

Rewolucja w fakturowaniu zbliża się wielkimi krokami. W Jóźwicki & Partners aktywnie towarzyszymy przedsiębiorcom w przygotowaniach do KSeF. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak bezpiecznie i efektywnie wdrożyć KSeF w Twojej firmie – skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o najlepszych możliwościach dla Twojego biznesu.