KSeF 2.0 wchodzi etapami: luty 2026 dla największych firm, kwiecień 2026 dla pozostałych. Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych kluczowe będzie wybranie odpowiedniego programu do e-fakturowania. Jak odróżnić system rzeczywiście gotowy na FA(3) od tego, który „będzie gotowy na czas”? Jak sprawdzić, czy w razie awarii KSeF Twoja firma nie straci możliwości wystawiania faktur? Aby ułatwić ocenę dostawców, przygotowaliśmy listę 15 pytań, które warto zadać podczas rozmowy z dostawcą programu do obsługi e-faktur KSeF. To nie teoria – to checklista weryfikująca, czy system przetrwa realną pracę z KSeF od pierwszego dnia obowiązku.

Checklista techniczna dla firm wdrażających e-fakturowanie FA(3) w 2026 roku

  1. Zgodność z FA(3): czy system jest w pełni zgodny ze strukturą logiczną FA(3) obowiązującą od 1 lutego 2026 r.?
    Zapytaj, czy oprogramowanie jest już przystosowane do nowej struktury FA(3). To warunek konieczny – od lutego 2026 faktury ustrukturyzowane w starszych formatach (FA(1), FA(2)) nie będą akceptowane przez KSeF. Upewnij się, że system w pełni obsługuje nowy format XML (FA(3)), łącznie z możliwością dołączania załączników do faktury czy automatyczną walidacją numerów NIP.
  2. Tryby fakturowania: jak system obsługuje wszystkie tryby KSeF 2.0?
    System e-fakturowania powinien obsługiwać wszystkie tryby pracy KSeF: online (ciągłe połączenie), offline24, offline (długotrwała niedostępność systemu), tryb awaryjny oraz awarię całkowitą. Dzięki temu wystawianie e-faktur nie zostanie przerwane nawet w przypadku problemów po stronie KSeF. Upewnij się, że w razie awarii system automatycznie przełączy się na tryb offline i zachowa ciągłość numeracji faktur.
  3. Obsługa załączników: czy możliwe jest wystawianie i przesyłanie faktur z załącznikami w KSeF?
    Nowa wersja KSeF 2.0 wprowadza możliwość dołączania plików do faktury w ramach struktury XML. Zapytaj dostawcę, czy jego oprogramowanie KSeF umożliwia wystawianie e-faktur z załącznikami i prawidłowe przesyłanie ich do systemu. Ta funkcjonalność będzie istotna, jeśli potrzebujesz dodać informacje uzupełniające do faktury.
  4. Certyfikat KSeF: jak rozwiązano obsługę certyfikatów KSeF w systemie?
    Sprawdź, czy program obsługuje certyfikaty KSeF wymagane do komunikacji z API oraz czy potrafi je automatycznie odświeżać przed wygaśnięciem. Ważne jest, aby po wygaśnięciu certyfikatu nie doszło do przerwy w wysyłce faktur. Dobry dostawca powinien zapewnić mechanizm monitorujący ważność certyfikatu i jego terminową aktualizację, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.
  5. Uwierzytelnienie użytkowników: jakie metody autoryzacji użytkowników są wspierane?
    Profesjonalny system powinien wspierać wszystkie sposoby uwierzytelniania w KSeF. W szczególności zapytaj o obsługę takich metod jak token API, kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz dedykowany certyfikat KSeF. Pełen wachlarz metod autoryzacji jest kluczowy dla bezpiecznej integracji i automatyzacji pracy z KSeF, szczególnie gdy z systemu korzysta wiele osób lub aplikacji jednocześnie.
  6. Model uprawnień: czy system obsługuje wszystkie modele uprawnień dostępne w KSeF?
    Upewnij się, że oprogramowanie wspiera różne modele uprawnień użytkowników przewidziane w KSeF: standardowy, JST (jednostka samorządu terytorialnego), GV (grupa VAT), przedstawiciel podatkowy oraz egzekucyjny (np. dla komornika lub organu egzekucyjnego). Dla biur rachunkowych, grup kapitałowych czy samorządów obsługa tych modeli to podstawa bezpiecznego zarządzania dostępem do e-faktur. System powinien pozwalać nadawać i odbierać uprawnienia w sposób zgodny z przepisami i strukturą organizacyjną firmy.
  7. Integracja z systemami: czy oprogramowanie komunikuje się z API KSeF 2.0 w czasie rzeczywistym i czy jest przystosowane do pracy wsadowej?
    Zapytaj, czy system potrafi wysyłać faktury w trybie rzeczywistym (real-time), a także przetwarzać je grupowo. Idealny program do KSeF umożliwia wysyłkę pojedynczych faktur od razu oraz pracę w trybie wsadowym (batch mode) – wysyłkę paczek wielu faktur jednocześnie. To szczególnie ważne dla firm wystawiających dużą liczbę dokumentów, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas i zautomatyzować proces fakturowania. Dowiedz się również, czy dostępna jest integracja z innymi systemami w Twojej firmie (księgowym, magazynowym, CRM) za pomocą API, aby obieg informacji był w pełni zautomatyzowany.
  8. Praca w trybie awarii: jak system zachowuje się w trybie awaryjnym, gdy KSeF jest niedostępny?
    Nawet najlepszy system centralny może mieć przestoje, dlatego ważne jest, by oprogramowanie potrafiło automatycznie przejść w tryb awaryjny. Zapytaj dostawcę, czy jego rozwiązanie w razie awarii KSeF przełączy się na tryb awaryjny, będzie kolejkować wystawione faktury i wyśle je automatycznie po przywróceniu działania platformy. Taki mechanizm zabezpieczy firmę przed utratą możliwości fakturowania w przypadku problemów technicznych po stronie KSeF. Upewnij się także, jak system dba o zgodność z wymaganiami – np. generując odpowiednie kody QR dla wystawianych faktur.
  9. Bezpieczeństwo danych: w jaki sposób dane są chronione w systemie?
    Kwestię bezpieczeństwa danych finansowych nie można pominąć. Zapytaj dostawcę, jak przechowywane i szyfrowane są dane związane z fakturami (pliki XML, UPO – urzędowe poświadczenia odbioru, certyfikaty itp.). System powinien spełniać wymogi RODO oraz korzystać z szyfrowanej komunikacji z API KSeF (protokoły SSL/TLS). Dobrze świadczy o dostawcy, jeśli regularnie przeprowadza audyty bezpieczeństwa swojego oprogramowania oraz posiada procedury backupu i odzyskiwania danych na wypadek awarii lub ataku hakerskiego. Twoje faktury muszą być nie tylko zgodne z przepisami, ale też bezpieczne.
  10. Obsługa faktur korygujących: jak rozwiązano w systemie powiązanie faktury korygującej z fakturą pierwotną?
    W KSeF każda faktura korygująca musi wskazywać fakturę pierwotną, której dotyczy, m.in. poprzez numer identyfikacyjny KSeF obu dokumentów. Upewnij się, że oprogramowanie prawidłowo obsługuje proces wystawiania korekt – od wyboru faktury pierwotnej do automatycznego przesłania powiązanych dokumentów z zachowaniem relacji w KSeF. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko błędów w rozliczeniach i zapewnisz poprawność danych na potrzeby ewentualnych kontroli podatkowych czy audytów. Dopytaj też, jak system prezentuje skorygowane pozycje i wartości, aby księgowość mogła je łatwo zweryfikować.
  11. Kody QR na fakturach: czy program generuje kody QR zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów?
    Każda faktura wystawiona poza trybem online KSeF (np. w trybie offline) powinna zawierać specjalny kod QR. Ten kod umożliwia szybkie sprawdzenie w systemie statusu takiej faktury (np. czy została już przesłana do KSeF). Zapytaj, czy oprogramowanie generuje kody QR dla poszczególnych trybów. Zgodność formatu kodów z wytycznymi Ministerstwa Finansów to ważny element techniczny, który musi zapewnić dostawca programu.
  12. Dziennik zdarzeń: czy oprogramowanie prowadzi pełną historię operacji użytkowników?
    Pełna rejestracja operacji wykonywanych w systemie jest istotna z punktu widzenia bezpieczeństwa i nadzoru. Zapytaj dostawcę, czy jego program prowadzi dziennik zdarzeń (log), rejestrujący wszystkie kluczowe akcje użytkowników: wystawienie faktury, próby wysyłki, odrzucenia przez KSeF, edycje dokumentów itp. Taki dziennik pozwala w razie potrzeby odtworzyć przebieg zdarzeń i ustalić, kto wykonał daną operację. Dobrze, jeśli istnieje także opcja eksportu historii działań lub generowania raportów z logów – może to być pomocne przy wewnętrznych audytach i rozwiązywaniu problemów.
  13. Raportowanie i archiwizacja: jak długo system przechowuje faktury i czy umożliwia ich archiwizację zgodnie z przepisami?
    Dowiedz się, jak rozwiązano kwestię archiwizacji e-faktur w danym programie. Zapytaj więc, czy system pozwala przechowywać wystawione i odebrane faktury przez wymagany okres oraz czy zapewnia ich czytelną archiwizację (np. poprzez eksport do bazy archiwalnej lub tworzenie kopii zapasowych). Ważne jest również, czy można łatwo wyszukiwać stare dokumenty, odtwarzać je z archiwów i generować z nich zestawienia lub raporty, co ułatwi pracę działu finansowego i kontrolę podatkową, jeśli zajdzie taka potrzeba.
  14. Zgodność z aktualizacjami Ministerstwa Finansów: jak często oprogramowanie jest aktualizowane w ślad za zmianami w KSeF?
    KSeF 2.0 może podlegać dalszym modyfikacjom – zarówno technicznym (np. nowe wersje API, zmiany w strukturze FA(3)), jak i prawnym. Profesjonalny dostawca oprogramowania powinien regularnie aktualizować swój system po każdej oficjalnej zmianie ze strony Ministerstwa Finansów. Zapytaj o politykę aktualizacji: jak szybko od ogłoszenia zmian pojawiają się one w programie? Czy dostawca informuje klientów o nowych wersjach i udostępnia je przed wejściem zmian w życie? Dobrze jest też dowiedzieć się, czy nowe wersje są wcześniej testowane (np. w środowisku testowym KSeF), aby zminimalizować ryzyko błędów w Twojej produkcyjnej wersji systemu.
  15. Wsparcie techniczne: jak wygląda wsparcie techniczne ze strony dostawcy oprogramowania?
    Nawet najlepszy program do KSeF może wymagać pomocy technicznej – czy to na etapie wdrożenia, czy w codziennym użytkowaniu. Zapytaj dostawcę o dostępne kanały kontaktu (np. dedykowany helpdesk, czat, e-mail, infolinia) oraz typowe czasy reakcji na zgłoszenia. Ważne jest, aby w przypadku awarii lub błędów integracji z KSeF uzyskać szybko fachową pomoc, tak by uniknąć przestojów w wystawianiu faktur. Dobre wsparcie techniczne i szybka reakcja na problemy to kluczowe elementy, które świadczą o profesjonalizmie dostawcy i zapewniają ciągłość pracy firmy.

Dlaczego te pytania są kluczowe?

KSeF 2.0 to nie tylko zmiana techniczna, ale także reorganizacja procesów fakturowania, raportowania i archiwizacji w firmach. Wybór odpowiedniego narzędzia jest zatem decyzją strategiczną. Odpowiedzi dostawcy na powyższe pytania pozwolą Ci m.in.:

  • zweryfikować dojrzałość technologii dostawcy – czy jego rozwiązanie rzeczywiście spełnia wymogi KSeF 2.0 i czy jest gotowe na obsługę obligatoryjnego e-fakturowania.
  • zapewnić bezpieczeństwo danych finansowych – upewnisz się, że przesyłane i przechowywane faktury są właściwie chronione i zgodne z RODO, a dostęp użytkowników jest odpowiednio kontrolowany.
  • uniknąć kosztownych przestojów po wejściu w życie obowiązku e-fakturowania – dobrze dobrany program zminimalizuje ryzyko awarii, błędów integracji i opóźnień w wysyłce faktur, które mogłyby negatywnie wpłynąć na działalność firmy.

Podsumowanie

Przygotowanie firmy do KSeF 2.0 wymaga nie tylko znajomości nowych przepisów, ale przede wszystkim wyboru odpowiedniego oprogramowania do e-fakturowania. Zadanie dostawcy powyższych 15 pytań pomoże Ci ocenić dostępne rozwiązania i wybrać program zgodny z FA(3), a przy tym bezpieczny oraz efektywny w codziennej pracy z e-fakturami. Przed podpisaniem umowy z dostawcą programu warto dokładnie zweryfikować wszystkie powyższe aspekty – najlepiej przy wsparciu działu księgowości i IT, aby mieć pewność, że wybrane narzędzie spełni oczekiwania.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoje oprogramowanie jest gotowe na KSeF 2.0 – skontaktuj się z nami. Pomożemy przeprowadzić audyt zgodności Twojego systemu z wymaganiami KSeF. Bez właściwego wsparcia i narzędzi przejście na KSeF może być wyzwaniem, ale z odpowiednim programem i ekspertami Jóźwicki&Partners u boku stanie się dużo prostsze. Skorzystaj z naszego doświadczenia, aby wejść w 2026 rok z pewnością, że e-faktury w Twojej firmie są pod pełną kontrolą.

Chcesz wiedzieć więcej o KSeF?
Zajrzyj do naszych pozostałych artykułów poświęconych zmianom w e-fakturowaniu i praktycznym aspektom wdrożenia KSeF 2.0. Dowiedz się, jak przygotować swoją firmę krok po kroku do nowego systemu.